Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.
Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.
Integrera med Fortnox
För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Fortnox klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.
När du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Fortnox att öppnas där du loggar in och väljer eventuellt det bolag du vill integrera mot, om du har tillgång till flera, och klickar på ”Godkänn”. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.
Du kan nu synkronisera leverantörer, kunder och skapa fakturor för ett avtal. Om du använder tidsredovisningen i Avtalsbevakning kan du även skapa fakturor och koppla ihop med artiklar, enheter och projekt.
Synkronisera leverantörer/kunder
Det går att synkronisera motparter på flera olika sätt. Antingen en och en, importera från Fortnox eller exportera till Fortnox. För att synkronisera en leverantör/kund, gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på den motpart du vill synkronisera. Klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”Synka kund/leverantör”.
Välj leverantör/kund i listan högst upp om det inte redan är valt och kryssa sedan i de uppgifter från respektive system som ska gälla. Om du inte vill överföra några detaljuppgifter så lämna alla kryssrutor omarkerade så kommer endast en koppling göras mellan motparten i Avtalsbevakning och leverantören/kunden i Fortnox.
Importera från eller exportera till Fortnox
För att importera från eller exportera till Fortnox gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj den funktion du vill utföra. Nu hämtas en lista på leverantörer/kunder. Markera de leverantörer/kunder du vill importera/exportera och klicka på knappen över listan till höger för att starta import/export. Importen/Exporten körs nu i bakgrunden och du kommer få ett mail när allt är klart.
Om du redan har skapat upp motparter i Avtalsbevakning och vill att en import från Fortnox ska kopplas ihop med befintliga leverantörer/kunder är det viktigt att du angett samma interna nummer på leverantören/kunden i Avtalsbevakning som den har i Fortnox. Då kommer importen/exporten koppla ihop motparterna.
Skapa faktura
Det går att skapa fakturor i Fortnox utifrån ett avtal, antingen enstaka eller så kan du låta Avtalsbevakning hålla koll på fakturaintervall och automatiskt skapa upp fakturor. Du får då ett mail när det finns fakturor att hantera i Fortnox. Gå in på det avtal du vill skapa en faktura för och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”+ Skapa ny faktura”.
Börja med att välja en kund i Fortnox. Om du vill ändra några av kunduppgifterna kan du ange nya i de efterföljande fälten. Ändringen gäller endast denna faktura. Lämna fälten tomma för att inte göra några ändringar. Vill du skapa en återkommande fakturering där Avtalsbevakning ska skapa upp fakturor med ett visst intervall klicka på ”Återkommande fakturering”.
Du kan läsa mer om integrationen med Fortnox i hjälpen
