Månad: juli 2022

Kom igång med Avtalsbevakning och Scrive

Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.

Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.

I Avtalsbevakning kan du hantera hela avtalsprocessen, från signering och bevakning till fakturering. Här nedan kommer jag gå igenom hur man integrerar med Scrive för att signera avtal elektroniskt med bl.a BankId. De som signerar behöver inte vara användare i Avtalsbevakning. Det enda som behövs är e-postadressen till de som ska signera.

Integrera med Scrive

För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Scrive klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.

Välj om du redan är Scrive-kund eller inte. Om du redan är Scrive-kund, när du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Scrive att öppnas där du loggar in och godkänner kopplingen. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.

Om du inte är Scrive-kund kommer, när du klickar på ”Spara” att sidan för registrering av ett testkonto hos Scrive att öppnas. Registrera ett testkonto och gå tillbaka till integrationssidan i Avtalsbevakning och initiera integrationen igen, du kommer då få logga in hos Scrive om du inte fortfarande är det efter registreringen och godkänna kopplingen.

Skapa e-signering

För att skapa en ny e-signering behöver du först ladda upp ett dokument i pdf-format och koppla det till ett avtal. I dokumentlistan finns sedan en ikon, ett dokument med en penna, för att starta en ny e-signering.

Fyll i uppgifterna, läs mer i hjälpen, och klicka på ”Spara”. Det kommer nu skickas ut signeringsinformation via e-post till de som ska signera. Detta görs från Scrive. Via dokumentlistan och fliken ”E-signerade dokument” går det att följa hela processen och även utföra vissa åtgärder. Detaljer kring alla åtgärder och vad som visas i listan finns i hjälpen.

Läs mer om integration med Scrive

Läs mer om Avtalsbevakning

Fördelar med elektronisk avtalshantering

Ett system för elektronisk avtalshantering är ett kraftfullt verktyg för företag av alla storlekar. Det ger fullständig insyn i aktuella avtal och historiska data som kan användas för att fatta bättre beslut. Genom att automatisera manuella uppgifter och ge din organisation exakta uppgifter om befintliga avtal hjälper detta system dig att spara tid och pengar samtidigt som du förbättrar effektiviteten och minskar riskerna.

Användarna kan få tillgång till sina avtalsuppgifter var som helst och när som helst.

I takt med att tekniken utvecklas blir det allt lättare att få tillgång till dina avtalsdata var som helst och när som helst. Systemet finns online och kan nås från vilken enhet som helst. Det innebär att du inte behöver vara bunden av var din dator eller ditt kontor finns, utan du kan använda din telefon eller surfplatta för avtalsövervakning. Systemet är också mycket lätt att använda eftersom det är utformat med input från kunder som vill ha något enkelt och okomplicerat.

Användare kan spåra sina avtal och få information om viktiga milstolpar.

När du använder verktyget finns den information du behöver lätt tillgänglig. Användarna kan spåra sina avtal och få information om viktiga milstolpar. De kan till exempel se när ett avtal ska förnyas eller sägas upp. De kan också avgöra när ett avtal ska betalas.

Med avtalsövervakning kan användarna hålla koll på hur deras avtal fortskrider. Det är lätt att glömma bort ett avtal som undertecknades för flera månader sedan eller till och med för flera år sedan i vissa fall! Med det här verktyget har du dock alla dina avtal till hands så att du inte missar något viktigt – oavsett när de skapades eller vilket utvecklingsstadium/framsteg de har nått.

Befintliga avtal kan importeras, vilket gör det enkelt att komma igång.

Avtalsbevakning är en molnbaserad lösning för avtalshantering som gör det möjligt för dig att registrera, lagra och hantera ditt företags avtal. Lösningen är idealisk för företag med komplexa leverantörsrelationer och ger ett enkelt sätt att spåra vilka avtal som är aktiva och vad som behöver göras åt dem.

Genom att använda Avtalsbevakning kan du:

  • Fånga all din befintliga data på ett ställe – du behöver inte skriva in den på nytt i ett nytt system.
  • Enkelt söka igenom information med hjälp av nyckelord eller status.
  • Dela åtkomsträttigheter med andra användare så att de bara kan se den information de behöver se (till exempel: HR-personal ser bara uppgifter om anställda).

Finns alla avtal idag tillgängliga i Excel går det med en enkel import-funktion få in alla befintliga avtal på en gång. Skapa sedan obegränsat med e-postaviseringar så att rätt person får avisering när det är dags att agera på ett avtal.

Programvara för avtalshantering ger din organisation alla verktyg som behövs för att hantera avtal mer effektivt och ändamålsenligt.

Ett system för avtalshantering är ett utmärkt sätt att förbättra ditt företags effektivitet och ändamålsenlighet när det gäller avtal. System för avtalsövervakning ger dig de verktyg du behöver för att hantera kontrakt mer effektivt, inklusive:

  • Synlighet i realtid för avtalsändringar, godkännanden och kommunikation.
  • Automatiserade aviseringar via e-post så att inga omförhandlingar eller uppsägningar missas.
  • Integrerad dokumentlagring för snabb åtkomst i framtiden.
  • Tidsredovisa på avtal för att timdebitera kunder eller bara hålla reda på hur mycket tid som läggs på ett visst avtal.
  • Integrera med Scrive för elektronisk signering av avtal.
  • Integrera med Fortnox för att skapa kundfakturor och se leverantörsfakturor samt registerdata.

Läs mer om Avtalsbevakning

Kom igång med Avtalsbevakning och Fortnox

Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.

Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.

Integrera med Fortnox

För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Fortnox klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.

När du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Fortnox att öppnas där du loggar in och väljer eventuellt det bolag du vill integrera mot, om du har tillgång till flera, och klickar på ”Godkänn”. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.

Du kan nu synkronisera leverantörer, kunder och skapa fakturor för ett avtal. Om du använder tidsredovisningen i Avtalsbevakning kan du även skapa fakturor och koppla ihop med artiklar, enheter och projekt.

Synkronisera leverantörer/kunder

Det går att synkronisera motparter på flera olika sätt. Antingen en och en, importera från Fortnox eller exportera till Fortnox. För att synkronisera en leverantör/kund, gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på den motpart du vill synkronisera. Klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”Synka kund/leverantör”.

Välj leverantör/kund i listan högst upp om det inte redan är valt och kryssa sedan i de uppgifter från respektive system som ska gälla. Om du inte vill överföra några detaljuppgifter så lämna alla kryssrutor omarkerade så kommer endast en koppling göras mellan motparten i Avtalsbevakning och leverantören/kunden i Fortnox.

Importera från eller exportera till Fortnox

För att importera från eller exportera till Fortnox gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj den funktion du vill utföra. Nu hämtas en lista på leverantörer/kunder. Markera de leverantörer/kunder du vill importera/exportera och klicka på knappen över listan till höger för att starta import/export. Importen/Exporten körs nu i bakgrunden och du kommer få ett mail när allt är klart.

Om du redan har skapat upp motparter i Avtalsbevakning och vill att en import från Fortnox ska kopplas ihop med befintliga leverantörer/kunder är det viktigt att du angett samma interna nummer på leverantören/kunden i Avtalsbevakning som den har i Fortnox. Då kommer importen/exporten koppla ihop motparterna.

Skapa faktura

Det går att skapa fakturor i Fortnox utifrån ett avtal, antingen enstaka eller så kan du låta Avtalsbevakning hålla koll på fakturaintervall och automatiskt skapa upp fakturor. Du får då ett mail när det finns fakturor att hantera i Fortnox. Gå in på det avtal du vill skapa en faktura för och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”+ Skapa ny faktura”.

Börja med att välja en kund i Fortnox. Om du vill ändra några av kunduppgifterna kan du ange nya i de efterföljande fälten. Ändringen gäller endast denna faktura. Lämna fälten tomma för att inte göra några ändringar. Vill du skapa en återkommande fakturering där Avtalsbevakning ska skapa upp fakturor med ett visst intervall klicka på ”Återkommande fakturering”.

Du kan läsa mer om integrationen med Fortnox i hjälpen