Varför behöver du Avtalsbevakning?

Att ha en digital strukturerad tjänst för avtalshantering är en viktig del av att hantera affärsavtal. Genom att ha en dedikerad tjänst som övervakar dina avtal kan du få snabbare och mer detaljerad information om eventuella förändringar i villkor, priser eller andra viktiga element i dina avtal. Detta kan hjälpa dig att undvika missförstånd med dina leverantörer eller kunder och spara tid och pengar.

Att ha kontroll över dina avtal är viktigt för att säkerställa att du inte missar viktiga tidsfrister eller villkor. Med elektronisk avtalsbevakning kan du få meddelanden om viktiga datum och händelser, vilket gör att du kan agera i tid. Detta minskar risken för missade betalningar, förnyelseperioder och andra viktiga händelser.

Dessutom kan elektronisk avtalsbevakning hjälpa dig att upptäcka möjligheter till förbättringar och besparingar. Genom att införa elektronisk avtalsbevakning kan du säkerställa att du har fullständig kontroll över dina avtal och kan fokusera på att driva din verksamhet framåt.

Några kommentarer och frågor som är vanliga bland företag idag, oavsett storlek och bransch.

”Vi har alltid hanterat våra avtal på papper och det fungerar bra för oss.”

Visst, det är möjligt att hantera avtal på papper men det kan vara ineffektivt och tidskrävande. Med elektronisk avtalshantering kan du undvika manuell hantering av papper och istället snabbt och enkelt hantera avtal online. Det är även bra för miljön.

”Vi är en liten verksamhet och behöver inte investera i dyra tekniska lösningar.”

Elektronisk avtalshantering behöver inte vara dyrt och kan faktiskt spara pengar genom att minska papperskostnader, öka effektiviteten och med inga missade uppsägningar. Det finns också många prisvärda lösningar på marknaden som är väldigt enkla att använda och komma igång med.

”Vi har inte så många avtal att ett system skulle vara kostnadseffektivt.”

Det är lätt att, oavsett storlek på företag, förbise mängden avtal som man som företagare faktiskt har. Det går också att spara mycket pengar på att ha en bra översikt och koll på uppsägningstider och slutdatum så att man inte missar att säga upp dem.

Redan för ett litet företag går det snabbt att komma upp i en betydande mängd som kan bli svårt att hålla reda på i minnet. Det är många avtal som bara löper på och man ser som en nödvändighet i sin verksamhet och därför missar man lätt dessa när man ska räkna ihop vilka avtal man har. Även löpande avtal som el, telefon och internet är bra att se över med jämna mellanrum. Det går ofta att spara lite genom att byta abonnemang eller se över bindningstider.

”Vi är oroade över säkerheten för våra avtal online.”

Elektronisk avtalshantering kan faktiskt vara mer säker än pappersbaserade avtal eftersom de kan skyddas med autentisering och regelbunden säkerhetskopiering. Du behöver inte vara orolig för brandrisk eller vattenläckor. Dessutom kan du ha fullständig kontroll över vem som har tillgång till dina avtal och när de kan öppnas.

Läs mer om Avtalsbevakning

Hur fungerar Avtalsbevakning

Som småföretagare är det viktigt att maximera effektiviteten i ditt företag. En av de mest tidskrävande och ofta glömda uppgifterna är hanteringen av avtal.

Genom att använda en elektronisk avtalshanteringstjänst kan du förbättra din verksamhet på flera sätt.

  • För det första minskar du risken för misstag och förseningar, eftersom allt är digitalt och automatiserat.
  • För det andra kan du enkelt söka och spåra avtal, vilket minskar tiden som behövs för att hitta och hantera dem manuellt.
  • Slutligen kan du säkert lagra dina avtal, vilket minskar risken för att de ska gå förlorade eller skadas.

Om du vill effektivisera ditt företag och undvika potentiella problem, överväg att införa elektronisk avtalshantering.

Fördelarna med att övervaka dina avtal elektroniskt

Att ha kontroll över dina avtal är viktigt för att säkerställa att du inte missar viktiga tidsfrister eller villkor. Med elektronisk avtalsbevakning kan du få meddelanden om viktiga datum och händelser, vilket gör att du kan agera i tid. Detta minskar risken för missade betalningar, förnyelseperioder och andra viktiga händelser.

Dessutom kan elektronisk avtalsbevakning hjälpa dig att upptäcka möjligheter till förbättringar och besparingar. Genom att analysera dina avtal kan du identifiera områden där du kan förhandla bättre villkor eller minska kostnaderna. Genom att införa elektronisk avtalsbevakning kan du säkerställa att du har fullständig kontroll över dina avtal och kan fokusera på att driva din verksamhet framåt.

Boka en demo av Avtalsbevakning

Skapa dokument från avtalsmall

En nyhet i Avtalsbevakning såhär lagom till påsk är möjligheten att skapa avtalsmallar. Det kan vara en mall för ett anställningsavtal eller konsultavtal med alla villkor bifogade samt en tabell med fördefinierade fält att fylla i. När man sedan skapar ett nytt dokument att koppla till ett avtal i systemet så finns möjligheten att skapa från avtalsmall. Då hämtas den fördefinierade informationen och det enda som behöver anges är motpartens uppgifter och eventuella ändringar i villkoren.

Avtalsbevakning skapar sedan en pdf av detta och kopplar det till avtalet i systemet. Med en integration mot Scrive är det sedan väldigt enkelt att skicka dokumentet för signering. Blev något fel? All data sparas så om man redigerar ett dokument som är skapat från mall kommer det att vara förifyllt och det är då bara att redigera det felaktiga och klicka på Spara så kommer den kopplade pdf-filen att uppdateras.

Läs mer om avtalsmallar och hur dessa används för att skapa dokument i hjälpen.

Strukturera avtal i mappar

Det har kommit in en del önskemål ett bra tag att kunna strukturera upp avtal i underkategorier. Det har bara gått att skapa en nivå av kategorier att filtrera på. Jag har lagt ganska mycket tid på att försöka få till underkategorier på ett bra sätt. Det som varit mest problematiskt att få till är behörighetshanteringen med underkategorier samt att kunna presentera avtalslistan på ett tydligt sätt, speciellt om det skulle finnas oändligt med nivåer.

Som ett alternativ började jag istället titta på ett tillägg till befintlig struktur där man skapar mappar som endast används för att strukturera avtal och inte kopplas ihop med befintlig behörighetslösning. Detta förenklar också för de som inte är intresserade av att använda flera nivåer. De behöver inte göra några förändringar utan kan köra på som tidigare.

Det går nu alltså att skapa en mappstruktur och välja att se avtalslistan i en mappvy eller som tidigare listvy. Det går också att göra en personlig inställning vilken vy man vill se som standard när man visar avtalslistan.

I mappvyn dyker det upp en trädvy till vänster om listan där det går att navigera bland mapparna och visa avtal.

Som första steg är det endast avtalslistan som påverkas, men planen är att det även ska återspeglas på statistik-sidan och i API:t. Även mer funktioner för att lättare flytta avtal mellan mappar som nu görs genom att redigera avtalet samt att kunna flytta flera avtal på samma gång mellan mappar.

Detta är ett första steg för att strukturera upp avtalen mer. Hör gärna av dig med önskemål och funderingar kring hur det presenteras och om något borde ändras för att göra det enklare.

Integration mot Visma eEkonomi

Efter en fråga från en intresserad kund som använder Visma har jag nu börjat bygga en integration även mot Visma eEkonomi. Det blir en likadan integration som Fortnox.

Visma och Fortnox kör samma autentiseringslösning så det kommer gå att kopiera i stort sett all kod från Fortnox-integrationen. Tråkigt nog använder de inte samma namn på fält så det blir till att göra om mappningen.

Det går dock ganska fort så jag tror att jag kan ha det klart redan nu i januari, men definitivt febrauri. Sedan är det lite beroende på hur snabb godkännandeprocess Visma har innan det går att använda. Men jag ser positivt på det hela så att det ska kunna vara ute i kvartal 1.

En bra början på 2023 helt klart. 😀

”Vi har inte så många avtal”

Det är ofta som jag får höra just den meningen när jag berättar om Avtalsbevakning. Det är lätt att, oavsett storlek på företag, förbise mängden avtal som man som företagare faktiskt har. Det går också att spara mycket pengar på att ha en bra översikt och koll på uppsägningstider och slutdatum så att man inte missar att säga upp dem.

En vanlig missuppfattning är att man tror att man endast har en handfull avtal och därför inte har behov av en tjänst för att hålla koll på dem. Men redan för ett litet företag går det snabbt att komma upp i en betydande mängd som kan bli svårt att hålla reda på i minnet. T.ex ett företag som har kontor och 3 anställda har ofta nedan avtal.

  • Företagsförsäkring
  • Lokalhyreskontrakt
  • Elavtal
  • Internet
  • Städning av kontoret
  • 4 st Mobilabonnemang
  • 3 st Anställningsavtal
  • 4 st Leasingavtal på datorer
  • Programlicenser (Microsoft Office, Hemsida, Ekonomisystem, …)

Utöver detta kanske man även har prenumeration på någon tidning och det finns även nytta med att ha koll på sina kundavtal. Bara ovan räknar ihop till nästan 20 avtal. Beroende på antal kunder och programlicenser går det snabbt att komma upp i 50 avtal.

Förutom att hålla koll på befintliga avtal fungerar tjänsten även som ett arkiv för att spara gamla avtal och dokument. Det är många avtal som bara löper på och man ser som en nödvändighet i sin verksamhet och därför missar man lätt dessa när man ska räkna ihop vilka avtal man har. För att spara pengar är det dock viktigt att ha koll på dessa avtals uppsägningstider och med jämna mellanrum omförhandla för alla leverantörer gör om sina abonnemang och priser.

Avtalsbevakning hjälper till att hålla reda på allt detta. Det behövs bara en första registrering så skickas sedan aviseringar via e-post i god tid innan slutdatum så att inga uppsägningar eller omförhandlingar missas.

Läs mer om Avtalsbevakning

Se avtal från flera konton samtidigt

Strukturen för Avtalsbevakning har varit att arbeta med ett engagemang och konto åt gången. Detta för att främst inte göra det oöverskådligt och rörigt, men också för att det ska minimera fel vid val av kategorier och motparter.

Det har dock kommit lite önskemål på att kunna se avtal från flera konton samtidigt och göra exporter så det går nu att göra. Det är endast avtalslistan som går att se, men all filtreringsfunktionalitet, sök och export till Excel finns tillgänglig som i den vanliga listan för endast ett konto.

Vid inloggning, om det finns flera konton upplagda, presenteras nu listan med kryssrutor bredvid varje konto. För att se avtal från flera konton, markerar man bara de konton som man vill se och klickar på knappen ”Visa avtal från flera konton”. Då presenteras en samlad lista med alla avtal man har behörighet till för de valda kontona.

För att arbeta mer detaljerat med dokument, motparter och avtal gör man som vanligt, klickar på kontonamnet för det konto som man vill arbeta med och får då tillgång till alla funktioner man har behörighet till.

Läs mer om Avtalsbevakning

Återförsäljare av Avtalsbevakning

Jag har fört lite samtal med olika företag de senaste åren där det funnits intresse av att införliva Avtalsbevakning som en produkt i deras utbud. Dock har det varit något problematiskt då det inte funnits någon portal för att administrera kunder eller abonnemang för extern part.

Har därför börjat titta på att bygga en återförsäljar-portal. Tanken är att återförsäljaren hanterar sina kunder och även har möjlighet att logga in och agera som kunden om tanken är att all avtalshantering även sköts av återförsäljaren. Det skapar en hel del fler möjligheter för företag, t.ex redovisningsbyråer eller konsulter, att kunna erbjuda avtalsbevakning till sina kunder som en egen produkt.

Senaste året är det nu byggt ut så att all kund- och abonnemangshantering går att göra. Det som är kvar är sidor för att se statistik och hantering av fakturering och utbetalning av kick-back. Jag lägger mycket fokus på att få detta klart så om det finns intresse av att vara återförsäljare eller erbjuda Avtalsbevakning som en tjänst är det bara höra av dig på daniel@avtalsbevakning.se för mer information.

Läs mer om Avtalsbevakning

Ny teknik för macro-foton

Sommaren är alltid höjdpunkten för mitt fotograferande. Så mycket fler möjligheter och enklare att komma ut.

Jag har nyligen tagit till mig av en ny teknik vid min macro-fotografering där jag istället för att ställa fram stativ och fokusera, vänta in och trycka av, nu använder blixt och diffuser. Behöver inte alls tänka på slutartid och får kanonresultat. Kan dock krävas några fler foton innan fokus sitter på exakt rätt ställe, men det är också en övningssak. Nu går det i alla fall att jaga mindre insekter och få fina bilder på dem och inte bara vara fokuserad på blommor.

Har börjat följa Micael Widell som på sin Youtube-kanal har många bra tips för detta och även tar väldigt fina foton. Värt att titta bara därför.

På landet är det betydligt lättare att hitta olika sorters småkryp eller blommor än i stan och då det inte varit så mycket mygg denna sommar har det också gått att ta tid på sig att gå runt och inspektera. Nedan följer några bilder som tagits på det nya sättet där ljus och skärpa är mycket bättre än jag fått tidigare.

Nu fotar jag med mitt Sigma 105mm f/2.8 macro objektiv som har 1:1 förstoring, men nästa steg blir att skaffa ett objektiv med 2:1 förstoring för att komma ännu närmare.

Kom igång med Avtalsbevakning och Scrive

Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.

Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.

I Avtalsbevakning kan du hantera hela avtalsprocessen, från signering och bevakning till fakturering. Här nedan kommer jag gå igenom hur man integrerar med Scrive för att signera avtal elektroniskt med bl.a BankId. De som signerar behöver inte vara användare i Avtalsbevakning. Det enda som behövs är e-postadressen till de som ska signera.

Integrera med Scrive

För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Scrive klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.

Välj om du redan är Scrive-kund eller inte. Om du redan är Scrive-kund, när du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Scrive att öppnas där du loggar in och godkänner kopplingen. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.

Om du inte är Scrive-kund kommer, när du klickar på ”Spara” att sidan för registrering av ett testkonto hos Scrive att öppnas. Registrera ett testkonto och gå tillbaka till integrationssidan i Avtalsbevakning och initiera integrationen igen, du kommer då få logga in hos Scrive om du inte fortfarande är det efter registreringen och godkänna kopplingen.

Skapa e-signering

För att skapa en ny e-signering behöver du först ladda upp ett dokument i pdf-format och koppla det till ett avtal. I dokumentlistan finns sedan en ikon, ett dokument med en penna, för att starta en ny e-signering.

Fyll i uppgifterna, läs mer i hjälpen, och klicka på ”Spara”. Det kommer nu skickas ut signeringsinformation via e-post till de som ska signera. Detta görs från Scrive. Via dokumentlistan och fliken ”E-signerade dokument” går det att följa hela processen och även utföra vissa åtgärder. Detaljer kring alla åtgärder och vad som visas i listan finns i hjälpen.

Läs mer om integration med Scrive

Läs mer om Avtalsbevakning

« Äldre inlägg