Kategori: Avtalsbevakning (Sida 1 av 2)

Skapa dokument från avtalsmall

En nyhet i Avtalsbevakning såhär lagom till påsk är möjligheten att skapa avtalsmallar. Det kan vara en mall för ett anställningsavtal eller konsultavtal med alla villkor bifogade samt en tabell med fördefinierade fält att fylla i. När man sedan skapar ett nytt dokument att koppla till ett avtal i systemet så finns möjligheten att skapa från avtalsmall. Då hämtas den fördefinierade informationen och det enda som behöver anges är motpartens uppgifter och eventuella ändringar i villkoren.

Avtalsbevakning skapar sedan en pdf av detta och kopplar det till avtalet i systemet. Med en integration mot Scrive är det sedan väldigt enkelt att skicka dokumentet för signering. Blev något fel? All data sparas så om man redigerar ett dokument som är skapat från mall kommer det att vara förifyllt och det är då bara att redigera det felaktiga och klicka på Spara så kommer den kopplade pdf-filen att uppdateras.

Läs mer om avtalsmallar och hur dessa används för att skapa dokument i hjälpen.

Strukturera avtal i mappar

Det har kommit in en del önskemål ett bra tag att kunna strukturera upp avtal i underkategorier. Det har bara gått att skapa en nivå av kategorier att filtrera på. Jag har lagt ganska mycket tid på att försöka få till underkategorier på ett bra sätt. Det som varit mest problematiskt att få till är behörighetshanteringen med underkategorier samt att kunna presentera avtalslistan på ett tydligt sätt, speciellt om det skulle finnas oändligt med nivåer.

Som ett alternativ började jag istället titta på ett tillägg till befintlig struktur där man skapar mappar som endast används för att strukturera avtal och inte kopplas ihop med befintlig behörighetslösning. Detta förenklar också för de som inte är intresserade av att använda flera nivåer. De behöver inte göra några förändringar utan kan köra på som tidigare.

Det går nu alltså att skapa en mappstruktur och välja att se avtalslistan i en mappvy eller som tidigare listvy. Det går också att göra en personlig inställning vilken vy man vill se som standard när man visar avtalslistan.

I mappvyn dyker det upp en trädvy till vänster om listan där det går att navigera bland mapparna och visa avtal.

Som första steg är det endast avtalslistan som påverkas, men planen är att det även ska återspeglas på statistik-sidan och i API:t. Även mer funktioner för att lättare flytta avtal mellan mappar som nu görs genom att redigera avtalet samt att kunna flytta flera avtal på samma gång mellan mappar.

Detta är ett första steg för att strukturera upp avtalen mer. Hör gärna av dig med önskemål och funderingar kring hur det presenteras och om något borde ändras för att göra det enklare.

Integration mot Visma eEkonomi

Efter en fråga från en intresserad kund som använder Visma har jag nu börjat bygga en integration även mot Visma eEkonomi. Det blir en likadan integration som Fortnox.

Visma och Fortnox kör samma autentiseringslösning så det kommer gå att kopiera i stort sett all kod från Fortnox-integrationen. Tråkigt nog använder de inte samma namn på fält så det blir till att göra om mappningen.

Det går dock ganska fort så jag tror att jag kan ha det klart redan nu i januari, men definitivt febrauri. Sedan är det lite beroende på hur snabb godkännandeprocess Visma har innan det går att använda. Men jag ser positivt på det hela så att det ska kunna vara ute i kvartal 1.

En bra början på 2023 helt klart. 😀

”Vi har inte så många avtal”

Det är ofta som jag får höra just den meningen när jag berättar om Avtalsbevakning. Det är lätt att, oavsett storlek på företag, förbise mängden avtal som man som företagare faktiskt har. Det går också att spara mycket pengar på att ha en bra översikt och koll på uppsägningstider och slutdatum så att man inte missar att säga upp dem.

En vanlig missuppfattning är att man tror att man endast har en handfull avtal och därför inte har behov av en tjänst för att hålla koll på dem. Men redan för ett litet företag går det snabbt att komma upp i en betydande mängd som kan bli svårt att hålla reda på i minnet. T.ex ett företag som har kontor och 3 anställda har ofta nedan avtal.

  • Företagsförsäkring
  • Lokalhyreskontrakt
  • Elavtal
  • Internet
  • Städning av kontoret
  • 4 st Mobilabonnemang
  • 3 st Anställningsavtal
  • 4 st Leasingavtal på datorer
  • Programlicenser (Microsoft Office, Hemsida, Ekonomisystem, …)

Utöver detta kanske man även har prenumeration på någon tidning och det finns även nytta med att ha koll på sina kundavtal. Bara ovan räknar ihop till nästan 20 avtal. Beroende på antal kunder och programlicenser går det snabbt att komma upp i 50 avtal.

Förutom att hålla koll på befintliga avtal fungerar tjänsten även som ett arkiv för att spara gamla avtal och dokument. Det är många avtal som bara löper på och man ser som en nödvändighet i sin verksamhet och därför missar man lätt dessa när man ska räkna ihop vilka avtal man har. För att spara pengar är det dock viktigt att ha koll på dessa avtals uppsägningstider och med jämna mellanrum omförhandla för alla leverantörer gör om sina abonnemang och priser.

Avtalsbevakning hjälper till att hålla reda på allt detta. Det behövs bara en första registrering så skickas sedan aviseringar via e-post i god tid innan slutdatum så att inga uppsägningar eller omförhandlingar missas.

Läs mer om Avtalsbevakning

Se avtal från flera konton samtidigt

Strukturen för Avtalsbevakning har varit att arbeta med ett engagemang och konto åt gången. Detta för att främst inte göra det oöverskådligt och rörigt, men också för att det ska minimera fel vid val av kategorier och motparter.

Det har dock kommit lite önskemål på att kunna se avtal från flera konton samtidigt och göra exporter så det går nu att göra. Det är endast avtalslistan som går att se, men all filtreringsfunktionalitet, sök och export till Excel finns tillgänglig som i den vanliga listan för endast ett konto.

Vid inloggning, om det finns flera konton upplagda, presenteras nu listan med kryssrutor bredvid varje konto. För att se avtal från flera konton, markerar man bara de konton som man vill se och klickar på knappen ”Visa avtal från flera konton”. Då presenteras en samlad lista med alla avtal man har behörighet till för de valda kontona.

För att arbeta mer detaljerat med dokument, motparter och avtal gör man som vanligt, klickar på kontonamnet för det konto som man vill arbeta med och får då tillgång till alla funktioner man har behörighet till.

Läs mer om Avtalsbevakning

Återförsäljare av Avtalsbevakning

Jag har fört lite samtal med olika företag de senaste åren där det funnits intresse av att införliva Avtalsbevakning som en produkt i deras utbud. Dock har det varit något problematiskt då det inte funnits någon portal för att administrera kunder eller abonnemang för extern part.

Har därför börjat titta på att bygga en återförsäljar-portal. Tanken är att återförsäljaren hanterar sina kunder och även har möjlighet att logga in och agera som kunden om tanken är att all avtalshantering även sköts av återförsäljaren. Det skapar en hel del fler möjligheter för företag, t.ex redovisningsbyråer eller konsulter, att kunna erbjuda avtalsbevakning till sina kunder som en egen produkt.

Senaste året är det nu byggt ut så att all kund- och abonnemangshantering går att göra. Det som är kvar är sidor för att se statistik och hantering av fakturering och utbetalning av kick-back. Jag lägger mycket fokus på att få detta klart så om det finns intresse av att vara återförsäljare eller erbjuda Avtalsbevakning som en tjänst är det bara höra av dig på daniel@avtalsbevakning.se för mer information.

Läs mer om Avtalsbevakning

Kom igång med Avtalsbevakning och Scrive

Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.

Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.

I Avtalsbevakning kan du hantera hela avtalsprocessen, från signering och bevakning till fakturering. Här nedan kommer jag gå igenom hur man integrerar med Scrive för att signera avtal elektroniskt med bl.a BankId. De som signerar behöver inte vara användare i Avtalsbevakning. Det enda som behövs är e-postadressen till de som ska signera.

Integrera med Scrive

För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Scrive klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.

Välj om du redan är Scrive-kund eller inte. Om du redan är Scrive-kund, när du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Scrive att öppnas där du loggar in och godkänner kopplingen. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.

Om du inte är Scrive-kund kommer, när du klickar på ”Spara” att sidan för registrering av ett testkonto hos Scrive att öppnas. Registrera ett testkonto och gå tillbaka till integrationssidan i Avtalsbevakning och initiera integrationen igen, du kommer då få logga in hos Scrive om du inte fortfarande är det efter registreringen och godkänna kopplingen.

Skapa e-signering

För att skapa en ny e-signering behöver du först ladda upp ett dokument i pdf-format och koppla det till ett avtal. I dokumentlistan finns sedan en ikon, ett dokument med en penna, för att starta en ny e-signering.

Fyll i uppgifterna, läs mer i hjälpen, och klicka på ”Spara”. Det kommer nu skickas ut signeringsinformation via e-post till de som ska signera. Detta görs från Scrive. Via dokumentlistan och fliken ”E-signerade dokument” går det att följa hela processen och även utföra vissa åtgärder. Detaljer kring alla åtgärder och vad som visas i listan finns i hjälpen.

Läs mer om integration med Scrive

Läs mer om Avtalsbevakning

Fördelar med elektronisk avtalshantering

Ett system för elektronisk avtalshantering är ett kraftfullt verktyg för företag av alla storlekar. Det ger fullständig insyn i aktuella avtal och historiska data som kan användas för att fatta bättre beslut. Genom att automatisera manuella uppgifter och ge din organisation exakta uppgifter om befintliga avtal hjälper detta system dig att spara tid och pengar samtidigt som du förbättrar effektiviteten och minskar riskerna.

Användarna kan få tillgång till sina avtalsuppgifter var som helst och när som helst.

I takt med att tekniken utvecklas blir det allt lättare att få tillgång till dina avtalsdata var som helst och när som helst. Systemet finns online och kan nås från vilken enhet som helst. Det innebär att du inte behöver vara bunden av var din dator eller ditt kontor finns, utan du kan använda din telefon eller surfplatta för avtalsövervakning. Systemet är också mycket lätt att använda eftersom det är utformat med input från kunder som vill ha något enkelt och okomplicerat.

Användare kan spåra sina avtal och få information om viktiga milstolpar.

När du använder verktyget finns den information du behöver lätt tillgänglig. Användarna kan spåra sina avtal och få information om viktiga milstolpar. De kan till exempel se när ett avtal ska förnyas eller sägas upp. De kan också avgöra när ett avtal ska betalas.

Med avtalsövervakning kan användarna hålla koll på hur deras avtal fortskrider. Det är lätt att glömma bort ett avtal som undertecknades för flera månader sedan eller till och med för flera år sedan i vissa fall! Med det här verktyget har du dock alla dina avtal till hands så att du inte missar något viktigt – oavsett när de skapades eller vilket utvecklingsstadium/framsteg de har nått.

Befintliga avtal kan importeras, vilket gör det enkelt att komma igång.

Avtalsbevakning är en molnbaserad lösning för avtalshantering som gör det möjligt för dig att registrera, lagra och hantera ditt företags avtal. Lösningen är idealisk för företag med komplexa leverantörsrelationer och ger ett enkelt sätt att spåra vilka avtal som är aktiva och vad som behöver göras åt dem.

Genom att använda Avtalsbevakning kan du:

  • Fånga all din befintliga data på ett ställe – du behöver inte skriva in den på nytt i ett nytt system.
  • Enkelt söka igenom information med hjälp av nyckelord eller status.
  • Dela åtkomsträttigheter med andra användare så att de bara kan se den information de behöver se (till exempel: HR-personal ser bara uppgifter om anställda).

Finns alla avtal idag tillgängliga i Excel går det med en enkel import-funktion få in alla befintliga avtal på en gång. Skapa sedan obegränsat med e-postaviseringar så att rätt person får avisering när det är dags att agera på ett avtal.

Programvara för avtalshantering ger din organisation alla verktyg som behövs för att hantera avtal mer effektivt och ändamålsenligt.

Ett system för avtalshantering är ett utmärkt sätt att förbättra ditt företags effektivitet och ändamålsenlighet när det gäller avtal. System för avtalsövervakning ger dig de verktyg du behöver för att hantera kontrakt mer effektivt, inklusive:

  • Synlighet i realtid för avtalsändringar, godkännanden och kommunikation.
  • Automatiserade aviseringar via e-post så att inga omförhandlingar eller uppsägningar missas.
  • Integrerad dokumentlagring för snabb åtkomst i framtiden.
  • Tidsredovisa på avtal för att timdebitera kunder eller bara hålla reda på hur mycket tid som läggs på ett visst avtal.
  • Integrera med Scrive för elektronisk signering av avtal.
  • Integrera med Fortnox för att skapa kundfakturor och se leverantörsfakturor samt registerdata.

Läs mer om Avtalsbevakning

Kom igång med Avtalsbevakning och Fortnox

Det går snabbt att komma igång med Avtalsbevakning. Efter att du har skapat ett konto loggas du in direkt och dina uppgifter skickas via e-post som bekräftelse på det skapade kontot. Klicka på knappen ”Logga in” så tas du in i tjänsten och till avtalslistan.

Avtalslistan är där alla avtal samlas och blir sök- och filtreringsbara. Det går att exportera till Excel/csv och hantera allt som har med avtalen att göra. Klicka på ett avtalsnamn för att se detaljer och lägga till dokument, aviseringar eller händelser.

Integrera med Fortnox

För att komma igång och koppla ihop Avtalsbevakning med Fortnox klickar du på ikonen i form av ett kugghjul uppe till höger och väljer ”Administration”. Klicka på menyn ”Integrationer” och knappen ”+ Lägg till integration”.

När du klickar på ”Spara” kommer inloggningen till Fortnox att öppnas där du loggar in och väljer eventuellt det bolag du vill integrera mot, om du har tillgång till flera, och klickar på ”Godkänn”. Du kommer nu tillbaka till Avtalsbevakning och integrationen är slutförd.

Du kan nu synkronisera leverantörer, kunder och skapa fakturor för ett avtal. Om du använder tidsredovisningen i Avtalsbevakning kan du även skapa fakturor och koppla ihop med artiklar, enheter och projekt.

Synkronisera leverantörer/kunder

Det går att synkronisera motparter på flera olika sätt. Antingen en och en, importera från Fortnox eller exportera till Fortnox. För att synkronisera en leverantör/kund, gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på den motpart du vill synkronisera. Klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”Synka kund/leverantör”.

Välj leverantör/kund i listan högst upp om det inte redan är valt och kryssa sedan i de uppgifter från respektive system som ska gälla. Om du inte vill överföra några detaljuppgifter så lämna alla kryssrutor omarkerade så kommer endast en koppling göras mellan motparten i Avtalsbevakning och leverantören/kunden i Fortnox.

Importera från eller exportera till Fortnox

För att importera från eller exportera till Fortnox gå till motpartsregistret i Avtalsbevakning och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj den funktion du vill utföra. Nu hämtas en lista på leverantörer/kunder. Markera de leverantörer/kunder du vill importera/exportera och klicka på knappen över listan till höger för att starta import/export. Importen/Exporten körs nu i bakgrunden och du kommer få ett mail när allt är klart.

Om du redan har skapat upp motparter i Avtalsbevakning och vill att en import från Fortnox ska kopplas ihop med befintliga leverantörer/kunder är det viktigt att du angett samma interna nummer på leverantören/kunden i Avtalsbevakning som den har i Fortnox. Då kommer importen/exporten koppla ihop motparterna.

Skapa faktura

Det går att skapa fakturor i Fortnox utifrån ett avtal, antingen enstaka eller så kan du låta Avtalsbevakning hålla koll på fakturaintervall och automatiskt skapa upp fakturor. Du får då ett mail när det finns fakturor att hantera i Fortnox. Gå in på det avtal du vill skapa en faktura för och klicka på knappen ”Integration” uppe till höger och välj ”+ Skapa ny faktura”.

Börja med att välja en kund i Fortnox. Om du vill ändra några av kunduppgifterna kan du ange nya i de efterföljande fälten. Ändringen gäller endast denna faktura. Lämna fälten tomma för att inte göra några ändringar. Vill du skapa en återkommande fakturering där Avtalsbevakning ska skapa upp fakturor med ett visst intervall klicka på ”Återkommande fakturering”.

Du kan läsa mer om integrationen med Fortnox i hjälpen

Egna behörighetsroller i Avtalsbevakning

Behörighetslösningen i Avtalsbevakning har än så länge varit något låst till ett antal fasta roller och klasser. I samband med utvecklingen av tidsredovisningen öppnade jag upp detta och det går nu att skapa egna behörighetsroller för vilka funktioner/sidor som en användare ska komma åt.

Behörighetsroller hanteras i administrationen. Skapa obegränsat med roller och i samband med att du lägger till behörighet för en användare kan du välja bland antingen de generella rollerna för systemet eller dina egna skapade roller.

Läs mer i hjälpen

Till Avtalsbevakning

« Äldre inlägg